كتب/جمعه ونيس
لتجنب الآثار السلبية الناتجة عن الاستخدام السيء لإدارة الوقت ، لا بد من توافر متطلبات أساسية تعمل على إنجاح استخدامه ، وتتمثل هذه المتطلبات في :
1) التخطيط الفعال للوقت ، وهذا يتطلب ضرورة معرفة أهمية عنصر الوقت ومراعاة الدقة والعناية والاستغلال الأمثل من خلال التخطيط فالتخطيط يعني وضع إطار مسبق للوقت ، ووضع حدود له .
فالوقت من وجهة نظر الإدارة الحديثة سلعة نادرة يجب استخدامها بدقة وعناية ، حيث ينظر للوقت على أنه المحدد الأساسي والعنصر الحرج لما يعمل وما لا يعمل ، ونظراً لعدم وجود ساعات وقت كافية في اليوم للقيام بعمل كل الأشياء والنشاطات فإن غياب الخطة لاستخدام الوقت وتنظيمه تؤدي إلى نتائج سلبية تعود على المنظمة وعلى الأفراد. إن التخطيط لاستخدام الوقت وتنظيمه تؤدي إلى نتائج سلبية تعود على المنظمة وعلى الأفراد . إن التخطيط الفعال للوقت يجب أن يتضمن الإجابة على أسئلة عديدة منها : ماذا يجب أن يعمل المدير ؟ حيث أن أي عمل يجب أن يتضمن القيام بعدة أنشطة ، ولولا وجود الوقت لأصبح من الصعب جداً تحقيقها.
والسؤال الثاني – متي يجب أن يعمل …؟ وهنا لا بد من إدخال عنصر التنظيم للنشاطات ، وأن يتم تنفيذ الأنشطة وفقاً لترتيب معين يظهر أن الوقت الذي تم انفاقه على أي نشاط هو مناسب وفعال ، وأين يجب أن يعمل …؟ ، وما الذي يجب أن يفعله ، وما هي الأولويات ؟ وما هو الوقت المطلوب للقيام بكل نشاط ؟ وغيرها من الأسئلة التي على الأفراد العاملين في النظيم أخذها في الاعتبار لتكون من أساسيات التخطيط الفعال لإدارة الوقت .
2) تنظيم الوقت :
تكون هذه المرحلة بعد وضع الخطة ، حيث يجب على الأفراد العاملين في الإدارة أن يقوموا باستخدام سجلات خاصة لبيان كمية ومقدار الوقت الفعلي لكل نشاط ، وتزود هذه السجلات الفرد ببيانات ومعلومات عن كيفية استخدام الوقت بالإضافة إلى زيادة مهارة الفرد في الإطلاع على الأمور ، وتبين الأعمال غير الضرورية والأعمال التي يستطيع تفويضها والأوقات اللازمة لقيام الآخرين بأعمالهم وقد حدد كثير من الباحثين والدارسين مقترحات مهمة تساعد على زيادة تنظيم العمل اليومي وتتضمن :
1- ضرورة تحديد التقارير اللازم الاطلاع عليها .
2- تحديد برامج واضحة للزيارات واستعمال الهاتف .
3- تحديد فترات عقد الاجتماعات .
4- السرعة في اتخاذ القرار .
5- المراقبة والمتابعة لخطة إدارة الوقت .
تسجيل الوقت وتحليله:
تعتبر عملية تسجيل الوقت من الركائز الأساسية التي تساعد الإدارة والأفراد على التحكم في إدارة الوقت بشكل يساعد في الوصول إلى أفضل النتائج. فتسجيل الوقت هو الأداة السليمة التي توضح كيف يقوم المدير أو الفرد العامل بقضاء وقته، فالإدارة غير الواعية لأهمية عنصر الوقت ستواجه مشكلات كثيرة تنعكس على شكل استنزاف للموارد المادية والبشرية، وانكماش تدريجي للمنظمة الإدارية خلال فترة قليلة قادمة. إن عدم وعي الإدارة والعاملين بها لأهمية تسجيل وتوزيع الوقت يعود إلى:
1- جهل المديرين وعدم وعيهم لطبيعة المشكلات الناجمة عن عدم إدارة أوقاتهم، فالابتعاد عن المنهج العلمي في إدارة الوقت خلال تأدية النشاطات من تسجيل إلى تحليل إلى رصد ستترتب عليه أنماط سلوكية تستنفد الكثير من وقت الإدارة وأوقات العاملين، بها، خصوصاً إذا تم الاعتماد على أساليب عمل عشوائية بناء على التخمين والتجربة والخطأ.
2- يؤدي غياب المعلومات والبيانات اللازمة لإدارة الوقت إلى عدم وعي الإدارة والأفراد للتكاليف المادية الناتجة عن استخدام الوقت استخداماً جيداً. لذلك لابد من دراسة وتحليل وتسجيل الوقت وترجمته إلى قيم مالية تبين حجم الخسائر المترتبة على عدم تطبيق إدارة الوقت الأمر الذي يتطلب وضع جدول أو جداول توزيع دقيقة لعنصر الوقت على الأنشطة وفق حاجتها وأهميتها، وبالتالي استخدام أدوات علمية مناسبة تعمل على تسجيل ما يستغرقه كل نشاط من الأنشطة حتى نستطيع معرفة كمية الوقت اللازمة وتجنب الهدر على أنشطة لا تعتبر على قدر كبير من الأهمية في تحقيق أهداف التنظيم.
وفي عمليات تسجيل الوقت يتم استخدام سجلات ملائمة، متعددة، ومتنوعة وفقاً للأهداف والأنشطة وطبيعة العمل، منها:
1- السجل اليومي.
2- السجل الملخص للوقت.
3- سجلات الوقت الخاصة.
ومن خلال القيام بالتسجيل للأوقات اللازمة لتنفيذ الأعمال بالاعتماد على السجلات المذكورة يتم تحليل الوقت تحليلاً علمياً حتى تتمكن الإدارة من إدارته واستخدامه استخداماً جيداً من خلال معرفة الأنشطة المنتجة، والأنشطة غير المنتجة، والأنشطة التي تحتاج إلى وقت كبير دون أن يكون لها أهمية كبيرة في تحقيق أهداف التنظيم، وتساعد عملية تحليل الوقت وإدارته الإدارة في :
1- التعرف على طبيعة كل نشاط من الأنشطة.
2- معرفة المهام التي يمكن تفويضها.
3- التعرف على أسباب إضاعة الوقت.
إن الإدارة الناجحة هي تلك التي تلزم موظفيها بإعداد وتقديم و صف وظيفي واقعي يستند إلى أسس علمية تتضمن كل النشاطات والمهام التي يقوم بها الموظف من خلال ترتيبه الوظيفي في الهيكل التنظيمي، وأن يقوم بتسجيل وتحليل الوقت اللازم والضروري، وأن يقدم اقتراحات جيدة تساهم في توفير الوقت بهدف تقديم هذا التصور إلى الإدارة العليا مما يساعد في التعرف على العامل الماهر من حيث مهاراته وقدراته ومدى ملاءمة ذلك للتكلفة المالية المعطاة له. إن تقديم هذه الصورة التحليلية يساعد الإدارة على إعادة النظر في طبيعة وتركيبة القوى العاملة، وتوزيع الموارد البشرية من جديد.
إن تحليل الوقت الوظيفي وتسجيله والوقوف على علاقته مع الأداء والإنتاجية لا تكتمل إلا بعد القيام بدراسة وتحليل الوقت الخاص ومعرفة علاقته بكفاءة وفعالية الوقت الرسمي، فالفترة الزمنية للعمل في التنظيمات الرسمية هي 6-8 ساعات يومياً وعلى مدى (5-6) أيام في الأسبوع، وبذلك يتراوح الوقت الخاص يومياً ما بين (16-18) ساعة، إضافة إلى أيام العطل والإجازات الأسبوعية وبالتالي يشكل الوقت الخاص حوالي ثلثي الساعات المتوافرة يومياً وبالغة 24 ساعة.
إن دراسة وتحليل الوقت الخاص هو أمر ضروري للإدارة وللأفراد للعمل على تجنب الآثار السلبية الناتجة عن سوء استغلال واستخدام هذا الوقت، وتتناول هذه الآثار السلبية جوانب عديدة من حياة الأفراد العاملين تتمثل بما يلي:
1- خلال العمل الرسمي: تتأثر كفاءة وجيدة وإخلاص الفرد العامل لعمله بمقدار ما يخصص من وقته الخاص لتنمية نفسه وتطويرها، أو بمقدار ما يخصص من وقته الخاص لأوقات الانسجام و الراحة النفسية والجسدية.
2- على المستوى الشخصي: إن سوء استخدام الفرد لوقته الخاص، ينعكس بآثار سلبية على جوانب صحية وفكرية وذهنية.
3- على المستوى الاجتماعي : ينعكس سوء استغلال الوقت الخاص على علاقات الفرد الأسرية.
4- ينعكس سوء استغلال الوقت الخاص بظهور أنماط سلوكية سلبية لها آثار تدميرية على قدرات المجتمع.
