تشهد منطقة الشرق الأوسط تغيرات كبيرة وسط تجاذبات معقدة على عدة مستويات ولعل أهمها المستوى الاقتصادي، ويدرك المخططون الاقتصاديون لتلك البلدان هذه التحديات. وقد سبق أن أكد المحللون الأقتصاديون ومسؤولو دول منطقة الخليج العربي أن الدول المصدرة للنفط في المنطقة العربية تعد أحد الاقتصاديات الأكثر تضرراً من انخفاض أسعاره نظراً الى أن هذا القطاع هو المصدر الرئيس للدخل والذي يسيطر على نسبة كبيرة من إجمالي الإيرادات الحكومية والناتج المحلي الإجمالي.
فهل الوقت الآن ملائم للاستثمار في التدريب؟ وهل الاستثمار في التدريب على إدارة المشاريع تحديداً هو الأمثل لهذه الفترة؟
في الواقع إنه وقت الإنفاق الذكي (Smart Spending)
على الرغم من هذه التحديات للحالة الاقتصادية، نجد أن معظم هذه الدول لا تزال في طليعة البلدان التي لديها سياسة قوية باتجاه دعم التدريب والاستثمار فيه. ومن خلال عدد من المناقشات التي أجريتها مع بعض المسؤولين في عدة بلدان من تلك المنطقة، كالمملكة العربية السعودية والامارات العربية وسلطنة عُمان، كان واضحاً بأن هذه السياسة تلقى دعماً أوسع في الوقت الراهن. وهذا على ما أعتقد توجه صحيح، لأن الاستثمار في التدريب سيؤدي حكماً كمخرجات الى نتائج إيجابية على صعيد تطوير طريقة عمل المؤسسات، وبالتالي سيحقق الفوائد المتوقعة من هذا الاستثمار، والذي بطبيعة الحال يجب أن يكون مٌقاساً.
وبشكل عام فإن بعض المؤسسات والهيئات قد بدأت بالفعل باستكشاف وسائل وطرق جديدة تمكنها من التأقلم والتكيف مع هذه الوقائع والمتغيرات الجديدة، وخصوصاً أنها بالأساس تعاني من موضوع تعثر المشاريع بسبب عدم وجود منهجية وطنية لإدارة المشاريع.
حيث تعمل هذه المؤسسات على اعتماد أو تطور منهجية إدارة مشاريع وتأهيل العاملين و المشاركين بها. وكانت من المؤسسات السباقة في هذه المنطقة لتقديم تدريب لفريقها
تقديرا لمجهود صاحب البوست او المشاركه فانه لا يمكن مشاهدة الروابط إلا بعد التعليق على البوست In appreciation of the efforts of the owner of the post or participation, the links cannot be viewed until after responding to the post or participation
.
فما هو الذي يجعل من هذه المنهجية (PRINCE2) مميزة وما هي الأسباب التي تدفع لتعلمها لدى الافراد واعتمادها ضمن المؤسسات؟
1. لا داعي لاختراع العجلة مرة اخرى
طُور برنس2 (PRINCE2: PRojects IN Controlled Environments) من خلال أفضل الممارسات في إدارة المشاريع، وخلاصات خبرة المتخصصين في هذا المجال. مما نتج عنه أداة مرنة قابلة للتكيف مع المؤسسة أو المنظمة، وليتم استخدامها وتطبيقها بنجاح في إدارة المشاريع التي تنوي المؤسسة تنفيذها بغض النظر عن حجم هذه المشاريع أو طبيعتها سواء أكانت تنموية أو إنشائية أو إدارية أو تجارية أو غير ذلك.
2. رقابة وتحكم أفضل للموارد والإدارة
التطبيق الصحيح لمنهجية برنس2 سيمكن من تحقيق تحسن ملحوظ في أداء المنظمة لجهة تحسين القدرة على التحكم بالتكلفة والموارد من خلال تنسيق أنشطة فرق العمل في المشروع من خلال مجموعة متكاملة من العمليات الإدارية التي تم استخلاص فعاليتها عبر تطبيقها على العديد من المشاريع الناجحة.
فهنا يمنح فريق عمل المشروع بكافة مستوياته هوامش حرية لأداء العمل ويمكن لكل مستوى أن يناور ضمن هذه الهوامش، حيث أن برنس2 توصي بعدم وجود لقاءات منتظمة بين مدير المشروع ومجلس إدارة المشروع لأن المعلومات عن تقدم العمل يمكن نقلها وعرضها عن طريق تقارير خاصة. وبالتالي فإن تطبيق برنس2 سيضمن توفير الوقت ويوفر وتأمين رقابة أفضل وضبط أعلى للموارد.
3. تسهيل عميات التواصل في المشروع عبر تبني واستعمال لغة مشتركة (مصطلحات مشتركة)
عند القيام بالتدريب على برنس2 مع زملاء آخرين ضمن نفس المؤسسة، فسيتعلم الجميع ذات المفردات والمصطلحات التي سيمكن استخدامها على جميع مشاريع المؤسسة، وهذا بالتأكيد سيساعد على جعل التواصل في مشاريع هذه المؤسسة أو المنظمة أكثر كفاءة وسهولة.
4. رفع مستوى التنسيق والتعاون بين أعضاء فريق المشروع من خلال التركيز على إدارة المخاطر
إن فهم المخاطر المتعلقة بالمشروع، والتي عادة ما تكون مترابطة فيما بينها، وتأثيرها على المشروع سيؤدي حكماً الى رفع وتحسين التعاون بين أعضاء فريق المشروع وسيؤثر إيجابياً على سير العمل المؤسساتي لأنه سينعكس على تحسين العمليات داخل المؤسسة.
هناك آلية مدمجة في برنس2 للتحسين المستمر لممارسات إدارة المشاريع ضمن الشركة أو المؤسسة. إنها أحد أهم ميزات برنس2 ومع مرور الوقت، إذا كانت الشركة تستخدم هذه المنهجية سوف تتعلم كيف تتجنب ارتكاب الأخطاء وسوف يصبح تنفيذ مشاريعها أكثر كفاءة. وهذا بالتأكيد سوف يساعدها على توفير الوقت والمال.
5. تحسين عملية صنع القرار
كل مشروع له بداية، وفترة تنفيذ ومن ثم نهاية. ألن يكون مهماً إن كان المشاركون في هذا المشروع يدركون ماهية القرارات التي ستتخذ ومتى؟
حسناً إن أحد مبادئ برنس2 هو مبررات استمرارية الأعمال، والمشروع المدار حسب برنس2 يستند إلى وجود استمرارية حالة الأعمال مبررة خلال دورة حياة المشروع كاملة وليس عند التفكير بتنفيذه أو عند البدء به فقط. فهذا سيمنع التباين في فهم ما هي الأعمال التي ستنفذ في المشروع وما هي المنتجات التي يجب تسليمها.
وبالتأكيد فإن وجود حالة عمل يستند عليها المشروع، سيمكن المنظمة من اتخاذ القرارات الصحيحة حسب ما تمليه مصلحتها ووقائع العمل في المشروع.
6. تعزيز حوكمة المشروع
إن المشروع المدار حسب برنس2 يوفر أليات تعزز الحوكمة من ناحية منح السلطات للأدوار المناسبة خلال مختلف المراحل، وتحديد الأهداف المطلوب إنجازها والتحقق من أداء فريق العمل من خلال مجموعة محددة من التقارير والسجلات التي يتم تحديثها بشكل دوري أثناء تنفيذ أنشطة المشروع. فهنا الجميع له دورمحدد وواجبات ومسؤوليات واضحة المعالم.
7. كسب ثقة أعلى من الأطراف المعنية (الأطراف ذات المصلحة)
تساعد منهجية PRINCE2 على تعزيز ثقة الأطراف المعنية بالمشروع داخل المؤسسة وخارجها من عملاء وموردين وممولين وفرق عمل. حيث أن إدراك تلك الأطراف لوجود منظومة عمل مبنية على أفضل الممارسات العالمية يجري تطبيقها بشكل مدروس لإدارة وتوجيه أنشطة المشروع، سيخلق شعوراً بالثقة في فاعلية التخطيط والتنفيذ وفي قدرة المشروع على تحقيق الأهداف المرجوة منه.
8. ضمان المواءمة المستمرة بين أهداف المشروع وأهداف المؤسسة
تتميز منهجية برنس2 بأنها تركز على تسليم ما يحتاجه العمل فقط، أي تسليم المنتجات المطلوبة حسب حالة العمل المتفق عليها، في الوقت المحدد وضمن الميزانية المرصودة وحسب التوقعات المطلوبة من العميل. وبذلك فإن برنس2 تضمن للمؤسسة المباشرة فقط بتنفيذ تلك المشاريع التي تسهم وفق خطة واضحة ونتائج أداء محددة في تحقيق هدف أو أكثر من الأهداف الاستراتيجية أو التشغيلية للمؤسسة وضمن الموارد المتاحة لها
9. المساهمة في تحسين الثقافة التنظيمية
تتمتع منهجية برنس2 بأنها تبني لدى المؤسسة آلية للتحسين المستمر لممارسات إدارة المشاريع. فمع مرور الوقت سوف تتعلم المنظمة كيف تتجنب ارتكاب الأخطاء وسيكون تنفيذ المشاريع أكثر كفاءة من السابق الأمر الذي من شأنه أن ينعكس إيجاباً على طريقة تنفيذ الأعمال وعلى الثقافة السائدة في المنظمة بشكل عام.
ولا ننسى أن برنس2 العمل بين الفرق فهو يدعم الوظائف المتداخلة عن طريق الإشراك المبكر لفرق وأقسام مختلفة مثل تكنولوجيا المعلومات والموارد البشرية والمشتريات وغيرها لضمان الحصول على تعاونهم والعمل في انسجام لتحقيق الأهداف
10. مرنة وقابلة للتكيف
الخطأ الشائع عن برنس2 والملاحظ لدى بعض الأفراد (وهم غالباً ممن لم تتح لهم فرصة معرفتها) أنها منهجية جامدة وبيروقراطية وغير ديناميكية، ولكن في الواقع هذا غير دقيق بل هو بعيد كل البعد عن الصحة. فهي إطار عمل عام لإدارة المشاريع ، وهي مرنة وقابلة للتكيف مع مختلف أنظمة العمل، بل إن أحد مبادئها هو التكيف مع بيئة المشروع!
فهي تسلم باختلاف المشاريع عن بعضها من حيث السياق الثقافي والموقع الجغرافي ومستوى التعقيد. وإن مبدأ التكييف حسب بيئة المشروع سيتيح للمؤسسة أن تلائم منهجية برنس2 مع احتياجات مشاريعها.
وأيضاً يمكنها العمل مع أساليب إدارة المشاريع المختلفة، حيث تتوافق مع مبادئ الأسالیب السريعة (agile methods) أو مع المنظومة المتغیرة لتطوير النظم (DSDM)
تقديرا لمجهود صاحب البوست او المشاركه فانه لا يمكن مشاهدة الروابط إلا بعد التعليق على البوست In appreciation of the efforts of the owner of the post or participation, the links cannot be viewed until after responding to the post or participation
الجدير بالذكر هنا أيضاً أن برنس2 متكاملة مع أطر عمل ومنهجيات أخرى ذات صلة ومنها حقيبة AXELOS لأفضل الممارسات وإدارة البرامج الناجحة MSP® وآيتل ITIL® وغيرها.
وأخيراً، إن هذه المنهجية تجذب الشركات والمؤسسات لأنها تعمل على إدراج المفاهيم الصحيحة والممارسات الجيدة لإدارة المشاريع على مستوى المنظمة ككل وليس على مستوى الأفراد فقط، فمما سبق نعرف أنها ستوفر الوقت والمال وستضمن تحسين الأداء المؤسساتي في إدارة المشاريع.
ومع المحاولات لتقليص الإنفاق وترشيد الميزانيات المتوقع أن تحدث في السنوات المقبلة في القطاعات الحكومية وغيرها، يمكن لمنهجية برنس2 أن تلعب دوراً مهماً في مساعدة المؤسسات الحكومية أو الخاصة للحصول على تحكم أفضل وسيطرة أعلى ضمن حدود هذه الميزانيات.
فالسؤال الآن يجب ألا يكون " هل الوقت مناسب الآن للتدرب على برنس2 ؟ " بل يجب أن يكون " لماذا لم نتدرب على برنس2 من قبل؟ "
تقديرا لمجهود صاحب البوست او المشاركه فانه لا يمكن مشاهدة الروابط إلا بعد التعليق على البوست In appreciation of the efforts of the owner of the post or participation, the links cannot be viewed until after responding to the post or participation
®ITIL هي علامة تجاریة مسجلة لاكسيلوس
®MSP هي علامة تجاریة مسجلة لاكسيلوس
®PMBoK هي علامة تجارية لمعهد إدارة المشاريع، وهي مسجلة في الولايات المتحدة وفي دول أخرى.
المصدر:
تقديرا لمجهود صاحب البوست او المشاركه فانه لا يمكن مشاهدة الروابط إلا بعد التعليق على البوست In appreciation of the efforts of the owner of the post or participation, the links cannot be viewed until after responding to the post or participation
الصور المرفقة
عشرة أسباب تجعل الوقت مناسباً للتدريب على برنس2
العرض المتطور
