كيف تساعد برنس2 في الحوكمة؟

[فريق منتدى الدي في دي العربي]

يلاحظ في الآونة الأخيرة انتشار مصطلح "الحوكمة" واستخدامه بشكل كبير، فما هي؟ وما علاقتها بادارة المشاريع، وما الذي تقدمه منهجية برنس2، في حال استخدامها بشكل سليم، للمساعدة في تطبيق الحوكمة الرشيدة على المشروع؟

تتضمن حوكمة المؤسسات أو الشركات النشاطات المتواصلة لإدامة نظام سلیم للتحكم الداخلي، بحيث يضمن من خلاله المدراء والمسؤولون في المؤسسة أنه قد تم تبني أنظمة إدارة فعَّالة بما في ذلك نُظم المتابعة والتحكم المالیة لحماية الأصول، والقدرة على تحقیق الأرباح، وسمعة المؤسسة. وتوفر حوكمة الشركات أيضاً الهيكلية التي يتم من خلالها وضع أهداف الشركة أي الاستراتيجية، وتحديد وسائل تحقيق تلك الأهداف ومراقبة الأداء. وتغطي الحوكمة جميع أنشطة الشركة أو المنظمة وبالتالي تؤثر في كيفية قيام المنظمة بالتكليف بالمشاريع وتوجيهها وإدارتها. ومن الأمور الهامة التي لايجب أن نغفل عنها أن وجود إطار عمل للحوكمة سيمكن مجلس إدارة الشركة من مراقبة الأداء الإداري لفريق إدارتها وسيضمن تعزيز قيم النزاهة والشفافية والمساءلة والمسؤولية، إذا يمكننا أن ننظر للحوكمة بأنها:
1. ستعمل على ضمان إشراك الأطراف المعنية في تحديد الأهداف التنظيمية
2. تساعد على اتخاذ القرارات على نحو أكثر فعالية
3. تحديد متى نحتاج لاتخاذ قرارات حاسمة
4. ضمان الشفافية في اتخاذ القرارات وتنفيذ الإجراءات، ونشر تقارير عن نتائجها
5. التوثيق والمصادقة من خلال المراجعة والتدقيق المستقل

حوكمة المشاريع
يصف ما سبق الحوكمة من منظور تنظيمي أي من منظور إدارة الشركات، ولكن ماذا تعني الحوكمة بالنسبة لإدارة المشاريع؟
حوكمة إدارة المشاريع تتعلق تلك النشاطات لحوكمة الشركات التي ترتبط بأنشطة المشروع. وإن الحوكمة الفعالة لإدارة المشاريع يضمن أن تكون حقيبة مشاريع المؤسسة متوائمة مع أهداف المنظمة، ويتم تسليمها بكفاءة، وبطريقة مستدامة. وهي تدعم أيضاً الوسائل التي يتم من خلالها تزويد مجلس إدارة الشركة وبقية الأطراف المعنية الرئيسية في المشروع بالمعلومات الموثوقة المتعلقة بالمشروع وفي الوقت المناسب. ومن الأهمية بمكان أن نميز أن هناك فرقاً بين حوكمة المشاريع (أي حوكمة مشروع قائم بحد ذاته) وبين حوكمة إدارة المشاريع. فالأولى تهتم بكيفة حوكمة مشروع معين بينما تهتم الثانية بكيفية حوكمة كفاءات أو مقدرات إدارة المشاريع ضمن المنظمة.

وسأحاول أن أشرح بإيجاز كيف يمكن أن تخدم منهجية برنس2 حوكمة المشروع
منهجية برنس2 هي طريقة عامة لإدارة المشاريع، وذلك بغض النظر عن حجم هذا المشروع ودرجة تعقيده، والثقافة المحيطة به، أو موقع تنفيذه. وهي تستند على سبعة مبادئ، والتي إذا ما طبقت زادت قدرة المشروع على النجاح.
وينظر إلى المبادئ على أنها الإلتزامات المُوجِھة للممارسات الجیدة لإدارة المشاريع. وهي مستمدة من الدروس المستفادة من المشاريع سواء كانت جيدة أم سيئة وهذه المبادئ توفر إطارعمل للممارسات الجيدة للأشخاص الذين سيشاركون بالعمل في المشروع. ويجب أن يمتثل المشروع للمبادئ السبعة لبرنس2:

1. فيجب أن يكون لديه مبررات لاستمرارية الأعمال (مبدأ تبرير الأعمال)
2. يجب أن يستفيد ويتعلم من الخبرات السابقة: فيتم ملاحظة الدروس السابقة وتوثيق الدروس خلال المشروع (مبدأ التعلم من التجربة)
3. وأن يكون لديه أدوار واضحة ومسؤوليات محددة لأدوار فريق إدارة المشروع ضمن الهيكل التنظيمي الذي يضم الأطراف المعنية أي من أطراف الأعمال والمستخدمين والموردين (مبدأ الأدوار والمسؤوليات المحددة بوضوح)
4. يجب أن يكون المشروع مخططاً له وتتم مراقبته والتحكم به على أساس مرحلي، أي مرحلة تلو مرحلة (مبدأ الإدارة على مراحل)
5. يكون محدداً للمشروع حدود وهوامش يمكن لفريق إدارة المشرع المناورة ضمنها (مبدأ الإدارة بالاستثناء)
6. يجب أن يركز على تعريف المنتجات وعلى تسليمها، وخصوصاً متطلبات الجودة (مبداً التركيز على المنتج)
7. يجب أن يتم تكييف المشروع ليتناسب مع بيئة المشروع وحجمه ودرجة تعقيده، ومدى أهميته والمخاطر المحيطة به (مبدأ التكيف).

إن استخدام برنس2 وفقاً لهذه المبادئ السبعة سيوفر أساساً لحوكمة المشروع بشكل جيد. ويمكن للمبادئ أيضاً أن تستخدم كمقياس اختبار للتأكد فيما إذا كان المشروع يدار حسب برنس2 بشكل مناسب، وبالتالي سنعرف ما إذا كان المشروع يطبق الممارسات الجيدة لإدارة المشاريع. ومن جانبه يوفر محور المنظمة دليلاً لكيفية تكوين الهيكل التنظيمي للمشروع الذي يجمع الأطراف المعنية بالمشروع بما يضمن حوكمة فعالة للمشروع عن طريق تحديد الأدوار بوضوح لكي يتم توجيه وإدارة المشروع وتسليم منتجاته، وذلك بتحديد المسؤوليات والمساءلة لكل مستوى إداري.

علاقة برنس2 بالحوكمة الرشيدة
تشترك مختلف القوانين والأدلة والمراجع الخاصة بالحوكمة بأنها ترتكز على مبادئ. وهذه المبادئ، بغض النظر عن تسميتها (حسب كل دليل)، ترتبط إما بحوكمة المشروع أو بحوكمة إدارة المشاريع، ويمكن جمعها تحت خمسة عناوين:

1. المواءمة مع الأهداف التنظيمية للمؤسسة
2. رفع التقارير
3. اتخاذ القرارات
4. التفويض
5. الضمان

بقية المقالة:

تقديرا لمجهود صاحب البوست او المشاركه فانه لا يمكن مشاهدة الروابط إلا بعد التعليق على البوست In appreciation of the efforts of the owner of the post or participation, the links cannot be viewed until after responding to the post or participation